Rechnung schreiben in Österreich: Pflichtangaben nach § 11 UStG mit Muster

Die Pflichtangaben nach § 11 UStG

Die Liste oben steht in § 11 Abs. 1 Z 3 UStG (Fassung laut RIS, gültig ab 24.12.2025). Die WKO fasst sie für Rechnungen über 400 € brutto genauso zusammen. Fehlt etwas, ist das vor allem für deine Firmenkunden ein Problem: Laut WKO berechtigt nur eine ordnungsgemäße Rechnung zum Vorsteuerabzug. Eine Rechnung mit Lücken kommt deshalb oft zurück, und du wartest länger auf dein Geld.

Zur Rechnungsnummer: Sie muss laut WKO einmalig sein und fortlaufend vergeben werden. Du darfst mit einer beliebigen Nummer anfangen und mehrere Nummernkreise führen, etwa einen pro Kassa oder Filiale. Das Leistungsdatum ist Pflicht. Ist es gleich dem Rechnungsdatum, genügt laut WKO der Hinweis „Rechnungsdatum ist gleich Liefer- bzw. Leistungsdatum“.

Bei Rechnungen in fremder Währung muss der Steuerbetrag laut WKO zusätzlich in Euro angegeben werden. Wendest du die Differenzbesteuerung an, gehört auch dazu ein Hinweis auf die Rechnung.

Kleinbetragsrechnung bis 400 € brutto

Übersteigt der Gesamtbetrag 400 € nicht, reicht laut § 11 Abs. 6 UStG eine vereinfachte Rechnung. Name und Anschrift des Kunden, die Rechnungsnummer und die UID dürfen laut USP entfallen, Entgelt und Steuer darfst du in einer Summe angeben.

• Dein Name und deine Anschrift
• Menge und Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung
• Tag oder Zeitraum der Lieferung bzw. Leistung
• Bruttobetrag (Entgelt und Steuer in einer Summe)
• Steuersatz
• Ausstellungsdatum

Über 10.000 €: UID des Kunden

Übersteigt der Gesamtbetrag 10.000 €, musst du laut § 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG zusätzlich die UID-Nummer deines Kunden angeben. Das gilt, wenn du im Inland ansässig bist und die Leistung an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen geht. Laut WKO ist dabei der Bruttobetrag gemeint.

Hat dein Kunde keine gültige UID, genügt laut WKO der Vermerk „Keine UID angegeben“. Prüfen musst du die UID des Kunden in diesem Fall laut WKO nicht.

Kleinunternehmer und Reverse Charge: die zwei Sonderfälle

Als Kleinunternehmer:in (laut USP und WKO Umsatz bis 55.000 € brutto, Stand 2026) weist du keine Umsatzsteuer aus, sondern schreibst einen Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung, etwa „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“. Den Paragrafen musst du laut WKO nicht zitieren, eine eigene UID brauchst du auf der Rechnung nicht. Laut § 11 Abs. 6 UStG und USP darfst du als Kleinunternehmer:in die vereinfachte Rechnung unabhängig vom Betrag verwenden, laut WKO seit 1. Jänner 2025. Ausgenommen sind Leistungen in andere EU-Staaten.

Beim Reverse Charge schuldet der Kunde die Umsatzsteuer statt dir. Laut USP betrifft das im Inland vor allem Bauleistungen an Unternehmen, die selbst mit der Bauleistung beauftragt sind oder üblicherweise Bauleistungen erbringen, dazu einige weitere Fälle, etwa bestimmte grenzüberschreitende Leistungen. Auf die Rechnung kommen dann der Nettobetrag ohne Steuer, deine UID, die UID des Kunden und ein Hinweis, dass die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht, zum Beispiel „Die Umsatzsteuer wird vom Leistungsempfänger geschuldet (Reverse Charge)“.

Fristen, Aufbewahrung und e-Rechnung

Ausstellen musst du die Rechnung laut WKO in der Regel innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung. Bei Reverse Charge und innergemeinschaftlichen Lieferungen gilt laut WKO und USP der 15. des Folgemonats. Wer vorsätzlich keine Rechnung ausstellt, begeht laut WKO eine Finanzordnungswidrigkeit mit einer Strafe bis 5.000 €.

Aufbewahren musst du Rechnungen und Belege laut USP (§ 132 BAO) sieben Jahre, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres. Eine Rechnung vom 3. Jänner 2026 hebst du also bis 31. Dezember 2033 auf. Unterlagen zu Grundstücken laut USP zwölf Jahre, in bestimmten Fällen 22 Jahre. Digital archivieren ist erlaubt, wenn die Wiedergabe vollständig und urschriftgetreu bleibt.

Eine PDF-Rechnung per E-Mail gilt laut § 11 Abs. 2 UStG als Rechnung, wenn der Empfänger dieser Form zustimmt und Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sind. Für Bundesdienststellen gilt etwas anderes: Seit 1. Jänner 2014 ist laut USP die e-Rechnung an den Bund Pflicht, eingebracht über das USP oder über PEPPOL. Papierrechnungen nehmen Bundesdienststellen laut USP nicht mehr an. Für Länder und Gemeinden besteht laut USP derzeit keine solche Pflicht.

Muster: So ist eine Rechnung aufgebaut

Ein Aufbau, der alle Pflichtangaben für eine Rechnung über 400 € an einen Firmenkunden abdeckt. Ob für deinen konkreten Fall noch etwas fehlt, klärst du mit deiner Steuerberatung.

1. 1

   Kopf: du als Leistende:r

   Name bzw. Firma, Anschrift, UID-Nummer (als Kleinunternehmer:in nicht nötig). Kontakt und Bankverbindung sind praktisch, aber keine Pflichtangabe nach § 11 UStG.

2. 2

   Empfänger

   Name bzw. Firma und Anschrift des Kunden. Bei mehr als 10.000 € brutto an ein Unternehmen zusätzlich dessen UID-Nummer, bei Reverse Charge immer.

3. 3

   Rechnungsdaten

   Rechnungsnummer (fortlaufend, z. B. 2026-047), Ausstellungsdatum, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, etwa „Leistungszeitraum 6. bis 10. Oktober 2026“.

4. 4

   Leistungen

   Jede Position mit Menge und Bezeichnung, z. B. „12 Std. Malerarbeiten Stiegenhaus“ oder „3 Stk. Innentür, Modell …“. Allgemeine Angaben wie „diverse Arbeiten“ reichen in der Regel nicht.

5. 5

   Beträge

   Summe netto, Steuersatz, Umsatzsteuerbetrag, Gesamtbetrag brutto. Bei mehreren Steuersätzen getrennt aufschlüsseln.

6. 6

   Hinweise

   Je nach Fall: Kleinunternehmer-Hinweis, Reverse-Charge-Hinweis, „Rechnungsdatum ist gleich Leistungsdatum“, Zahlungsziel.

Typische Fehler auf Rechnungen

Die meisten Rückläufer haben dieselben Ursachen. Prüf diese Punkte, bevor du die Rechnung abschickst.

• Leistungsdatum fehlt, weil man nur das Rechnungsdatum einträgt
• Rechnungsnummer doppelt vergeben oder händisch übersprungen
• Über 10.000 € brutto an eine Firma, aber ohne deren UID
• Kleinunternehmer:in weist trotzdem Umsatzsteuer aus oder vergisst den Befreiungshinweis
• Reverse Charge mit ausgewiesener Umsatzsteuer statt Nettobetrag und Hinweis
• Leistung nur pauschal beschrieben („Arbeiten lt. Vereinbarung“)
• Rechnung an eine Bundesdienststelle per Post oder E-Mail statt als e-Rechnung über USP oder PEPPOL

Häufige Fragen