IT-Betreuung für kleine Firmen: Was kosten Techniker und Pauschalen?

Stundensatz oder Monatspauschale

Es gibt zwei Modelle. Beim Support auf Abruf rufst du an, wenn etwas nicht geht, und zahlst nach Aufwand. Hillinger IT in Salzburg nennt 110 € netto pro Stunde plus 35 € Vor-Ort-Pauschale, WRM IT in Wien 121,40 € netto pro Stunde und 60,70 € Anfahrt im Stadtgebiet. Vor Ort wird dort mindestens eine Stunde verrechnet, danach im 30-Minuten-Takt, Fernwartung im 15-Minuten-Takt.

Bei Managed Services zahlst du einen Fixbetrag pro Arbeitsplatz und Monat. Der Dienstleister überwacht die Geräte, spielt Updates ein, kümmert sich um Virenschutz und Backup und meldet sich oft, bevor du ein Problem bemerkst. Hillinger IT verlangt dafür 75 € netto, Chilli IT in Wien hat Pakete zu 79, 119 und 159 € pro Arbeitsplatz, IT-Support24 nennt typisch 50 bis 150 €. Für eine Firma mit 5 Arbeitsplätzen sind das mit diesen Preisen grob 375 bis 800 € im Monat.

• Auf Abruf passt für 1 bis 3 Arbeitsplätze ohne eigenen Server, wenn selten etwas anfällt.
• Pauschale lohnt sich, sobald mehrere Leute vom Netzwerk abhängen, Kundendaten gesichert werden müssen oder ein Ausfall Umsatz kostet.

Was in der Pauschale drin sein sollte

Die Pakete heißen überall anders, darum vergleiche den Inhalt, nicht den Namen. Lass dir schriftlich geben, was enthalten ist und was extra kostet. Laut Hillinger IT werden etwa NAS, Server und Netzwerkinfrastruktur nach Aufwand verrechnet, neue Hardware und Software-Einführungen ebenso.

• Monitoring und Updates für Betriebssystem und Programme
• Virenschutz bzw. Endpoint-Schutz, Lizenz inklusive oder extra
• Automatisches Backup und wer prüft, ob es funktioniert
• Fernwartung und Hotline: Zeiten, Reaktionszeit, Kontingent
• Vor-Ort-Einsätze: wie viele inklusive, was jeder weitere kostet
• Benutzerverwaltung, Microsoft 365, E-Mail, WLAN, Drucker
• Dokumentation: Liste aller Geräte, Lizenzen und Zugangsdaten, die dir gehört
• Laufzeit und Kündigung: Chilli IT etwa ist monatlich kündbar, mit 10 % Rabatt bei 12 Monaten

Backup: das Wichtigste, das oft fehlt

Ein Backup hilft gegen defekte Festplatten, versehentlich gelöschte Dateien und Erpressungstrojaner, aber nur, wenn es richtig gemacht ist. Onlinesicherheit.gv.at empfiehlt, eine Kopie physisch und technisch vom Originalsystem zu trennen, damit niemand mit Admin-Rechten gleichzeitig an Original und Sicherung kommt. NAS und Online-Sicherungen schützen laut der Seite nur, wenn sie nicht ständig verbunden sind, externe Festplatten gehören an einen sicheren Ort.

Gespiegelte Festplatten oder RAID ersetzen kein Backup: Sie schützen vor einem Plattenausfall, nicht vor Löschen, Brand oder Verschlüsselung. Und jede Sicherung sollte laut onlinesicherheit.gv.at regelmäßig auf Lesbarkeit geprüft werden, am besten mit einer echten Test-Wiederherstellung.

Microsoft 365 und Lizenzen

Die meisten kleinen Firmen arbeiten mit Microsoft 365 für E-Mail, Office und Teams. Die Lizenz zahlst du pro Benutzer und Monat zusätzlich zur Betreuung, entweder direkt bei Microsoft oder über den IT-Dienstleister. Microsoft hat die Listenpreise mit 1. Juli 2026 angehoben: Business Basic von 6 auf 7 US-Dollar, Business Standard von 12,50 auf 14 US-Dollar, Business Premium liegt bei 22 US-Dollar. Bestehende Verträge behalten laut Microsoft den alten Preis bis zur Verlängerung.

Prüf einmal im Jahr, ob für jede Lizenz noch ein Mitarbeiter da ist. Lizenzen ausgeschiedener Mitarbeiter laufen oft monatelang weiter.

Sicherheit und Datenschutz

Die Grundlagen sind nicht teuer: aktuelle Updates, Virenschutz, getrenntes Backup, Mehr-Faktor-Anmeldung für E-Mail und Microsoft 365 und für die tägliche Arbeit ein normales Benutzerkonto statt eines Admin-Kontos. Ein IT-Dienstleister, der für dich personenbezogene Daten verarbeitet, ist laut WKO in der Regel ein Auftragsverarbeiter, dafür braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Wenn trotzdem etwas passiert: Mitglieder der Wirtschaftskammer erreichen die Cyber-Security-Hotline unter 0800 888 133 rund um die Uhr kostenlos. Sie gibt laut WKO Erstinformation und vermittelt bei Bedarf ein IT-Security-Unternehmen in der Nähe, das Erstgespräch ist gratis, weitere Arbeiten verrechnet die Firma selbst.

Den passenden Dienstleister finden

Für eine kleine Firma passt meist ein kleiner, regionaler Betrieb besser als ein großer Anbieter: kurze Anfahrt, fester Ansprechpartner. Frag nach Referenzen aus deiner Größe und Branche, nach der Vertretung im Urlaub und nach der Reaktionszeit im Ernstfall. Beschreib deine Ausgangslage einmal (Anzahl Arbeitsplätze, Server ja oder nein, Microsoft 365, Drucker, Backup) und hol mehrere Angebote ein, dann lassen sich die Pakete ehrlich vergleichen.

Häufige Fragen