Firmen-Weihnachtsfeier: Kosten, Zeitplan und Steuer

Was eine Weihnachtsfeier pro Person kostet

Am günstigsten ist meist der Wirt ums Eck. Ein Gasthof in Ried im Innkreis nennt für die Saison 2026 zum Beispiel 32,80 € für eine Bratlpartie und 59,90 bis 79,90 € für ein Festmenü mit 3 bis 5 Gängen, die Getränkepauschale bis 23 Uhr kostet dort 29,90 € pro Person. Laut Wirtschaftskammer Wien lag der Schnitt in Wien schon 2023 bei 50 bis 70 € pro Person inklusive Getränke.

In einer gehobenen Location steigt der Preis deutlich. Das Palais Coburg in Wien nennt für 2026 ein Buffet ab 90 € und ein 3-Gang-Menü ab 95 € pro Person, ein Punsch-Empfang mit Maroni kostet dort 31 € pro Person und Stunde. Dazu kommt bei manchen Häusern eine Raummiete, die dort ab rund 1.400 € beginnt.

Zeitplan: wann du was erledigst

Beliebte Lokale sind im Dezember früh ausgebucht. Die Wirtschaftskammer Wien hat im ORF geraten, flexibel zu sein, vor allem bei Donnerstag und Freitag. Ein Montag oder Dienstag ist oft leichter zu bekommen, manchmal auch günstiger.

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   8 bis 12 Wochen vorher

   Budget pro Person festlegen, Termin wählen, zwei oder drei Angebote einholen und die Location fix buchen.

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   6 Wochen vorher

   Einladung verschicken, Anmeldung mit Frist. Gleich Allergien und Ernährungswünsche mit abfragen.

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   3 Wochen vorher

   Menü und Getränke fixieren, Programm oder DJ bestätigen, Heimweg planen.

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   1 Woche vorher

   Endgültige Personenzahl an das Lokal melden. Bezahlt wird oft die gemeldete Zahl, auch wenn weniger kommen.

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   Danach

   Rechnung und Teilnehmerliste an die Lohnverrechnung oder Steuerberatung geben.

Steuer: 365 € frei, Geschenke bis 186 €

Laut § 3 Abs. 1 Z 14 EStG ist der geldwerte Vorteil aus der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeier oder Betriebsausflug bis 365 € pro Mitarbeiter und Jahr steuerfrei. Sachzuwendungen, die dabei überreicht werden, etwa Gutscheine oder Geschenkmünzen, bleiben zusätzlich bis 186 € pro Jahr frei. Bargeld fällt nicht darunter. In der Sozialversicherung gelten laut § 49 Abs. 3 Z 17 ASVG dieselben Beträge.

Die 365 € gelten für alle Betriebsveranstaltungen im Jahr zusammen. Wer im Sommer schon einen Ausflug gemacht hat, hat für die Weihnachtsfeier nur mehr den Rest. Was darüber liegt, ist in der Regel steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Welche Kosten in den Wert pro Person einzurechnen sind, ist nicht ganz einfach. Laut KPMG hat das Bundesfinanzgericht am 13.11.2024 (RV/7102103/2022) Raummiete, Dekoration und ähnliche allgemeine Kosten nicht dem einzelnen Mitarbeiter zugerechnet, die Sache liegt aber beim VwGH. Für deinen Fall frag deine Steuerberatung oder das Finanzamt.

Gästeliste und Allergene

Lade die ganze Belegschaft ein, nicht nur einzelne Abteilungen. Das ist auch für die Unfallversicherung relevant: Laut OGH-Rechtsprechung (RS0084544) stehen betriebliche Gemeinschaftsveranstaltungen nur unter Versicherungsschutz, wenn sie allen Betriebsangehörigen offenstehen, eine gewisse Mindestbeteiligung haben und vom Betrieb getragen werden. Ob ein Unfall im Einzelfall versichert ist, beurteilt die AUVA.

Wirte und Caterer müssen laut WKO über die 14 Hauptallergene informieren, etwa Gluten, Milch, Ei, Nüsse oder Sellerie. Frag die Wünsche deiner Leute bei der Anmeldung ab und gib dem Lokal eine Liste mit Namen und Allergie. Dann kann die Küche einzelne Teller vorbereiten, statt am Abend zu improvisieren.

Alkohol und Heimweg

Plan den Heimweg mit, bevor der erste Punsch ausgeschenkt wird. Wähl ein Lokal, das gut mit Öffis erreichbar ist, nenn in der Einladung die letzte Verbindung oder organisier ein Sammeltaxi. Alkoholfreie Getränke sollten in der Pauschale genauso selbstverständlich sein wie Wein.

Wenn Lehrlinge dabei sind: Laut oesterreich.gv.at regeln die Bundesländer den Jugendschutz. In der Regel sind Bier und Wein ab 16, Getränke mit gebranntem Alkohol wie Schnaps oder Mischgetränke erst ab 18 erlaubt, in manchen Bundesländern gilt Strengeres. Sag dem Servicepersonal Bescheid, wer unter 18 ist.

Programm und Angebote vergleichen

Ein DJ für eine Firmenfeier kostet laut eintollesfest.at meist 300 bis 800 € für einen Abend, Details stehen im Artikel zu DJ-Kosten. Für kleine Teams reicht oft eine gute Playlist, ein Quiz oder ein Punschstand vor dem Essen. Wenn du kein passendes Lokal hast: Beschreib die Feier einmal mit Datum, Personenzahl und Budget und vergleiche mehrere Angebote von Wirten und Caterern aus der Region.

Häufige Fragen