Microsoft 365 Alternative aus Europa: Office, Mail, Teams und OneDrive ersetzen

Die Alternativen auf einen Blick, mit Herkunftsland

Bevor du vergleichst: Schau bei jedem Anbieter, wo die Firma sitzt und wo die Daten liegen. „Europäisch“ heißt nicht automatisch EU. Die Schweiz ist kein EU-Mitglied. Die EU-Kommission hat im Jänner 2024 aber bestätigt, dass das Schweizer Datenschutzniveau weiterhin angemessen ist, Daten dürfen also in der Regel ohne Zusatzverträge dorthin fließen. Großbritannien und Norwegen sind ebenfalls nicht in der EU.

• LibreOffice: Office-Paket von The Document Foundation, einer gemeinnützigen Stiftung mit Sitz in Berlin
• Nextcloud: Dateiablage, Videocalls (Talk), Kalender und Online-Office, Nextcloud GmbH aus Deutschland
• mailbox.org: Mail, Kalender, Drive, Office und Videokonferenz, Rechenzentren laut Anbieter in Berlin
• Posteo: Mail, Kalender, Adressbuch aus Berlin, vor allem für Privatpersonen
• ONLYOFFICE: Online- und Desktop-Office, entwickelt von Ascensio System SIA in Riga (Lettland), Holding laut eigener Angabe in Singapur
• Collabora Online: Online-Office auf LibreOffice-Basis, Firma in Cambridge, Großbritannien (nicht EU)
• Infomaniak kSuite: Mail, kDrive, kChat, kMeet, Firma und Hosting laut Anbieter ausschließlich in der Schweiz (nicht EU)
• Proton: verschlüsselte Mail, Kalender, Drive, Docs und Meet, Proton AG in Genf, Schweiz (nicht EU)

Word, Excel, PowerPoint ersetzen: LibreOffice und Co.

LibreOffice ist kostenlos und läuft auf Windows, macOS und Linux. Writer, Calc und Impress öffnen und speichern auch .docx, .xlsx und .pptx. Für Briefe, Angebote, einfache Kalkulationen und Präsentationen reicht das in den meisten Betrieben. Das Bundesheer stellt laut Janes rund 16.000 Arbeitsplätze auf LibreOffice um.

Wenn ihr gleichzeitig im Browser an einem Dokument arbeiten wollt wie in Word Online, braucht ihr ein Online-Office. Nextcloud bietet dafür „Nextcloud Office“ an, seit Hub 26 laut Nextcloud auf Basis von Euro-Office, alternativ Collabora Online. ONLYOFFICE gibt es als Cloud-Dienst (DocSpace) oder zum Selbst-Hosten.

Outlook und Exchange ersetzen: Mail und Kalender

Für Firmenmail mit eigener Domain gibt es mailbox.org: Der Business-Tarif Standard kostet laut Preisseite 4 € netto pro Nutzer und Monat, inklusive Kalender, Adressbuch, 10 GB Drive, Online-Office und Videokonferenz. Proton und Tuta (Tutao GmbH, Hannover) setzen stärker auf Verschlüsselung, Proton sitzt in der Schweiz. Für Privatpersonen ist Posteo aus Berlin mit 1 € im Monat laut eigener Website eine schlanke Lösung.

Outlook als Programm kannst du oft weiterverwenden, weil die meisten Anbieter Standards wie IMAP, CalDAV und CardDAV unterstützen. Eine Übersicht zu Mail-Anbietern findest du im Artikel zu E-Mail-Anbietern aus Europa.

Teams und OneDrive ersetzen: Dateien, Chat, Videocalls

Nextcloud ist die bekannteste Open-Source-Alternative für Dateiablage plus Chat und Videocall (Nextcloud Talk). Die Enterprise-Abos von Nextcloud selbst gibt es laut Preisseite erst ab 100 Nutzern. Kleine Betriebe nutzen deshalb meist einen Hoster oder IT-Dienstleister, der Nextcloud betreibt, auch mit Rechenzentrum in Österreich. Frag dort nach Serverstandort, Backups und AV-Vertrag.

Ein Beispiel aus Österreich: Das Wirtschaftsministerium hat laut Nextcloud im Herbst 2025 rund 1.200 Mitarbeitende auf Nextcloud auf eigenen Servern umgestellt. Teams wird in bestimmten Bereichen weiter genutzt. Ein Mischbetrieb ist also normal.

Infomaniak kSuite bündelt Mail, kDrive, Chat (kChat) und Videocalls (kMeet). Laut Infomaniak werden Software und Daten ausschließlich in der Schweiz gehostet. kSuite Pro startet laut Website ab 1,76 CHF exkl. MwSt. pro Nutzer und Monat.

Migration Schritt für Schritt

Der Umstieg kostet vor allem Zeit, nicht Lizenzgeld. Plane realistisch ein paar Wochen ein, auch für einen kleinen Betrieb.

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   Bestand erfassen

   Postfächer, Datenmengen, Teams-Kanäle, wichtige Excel-Dateien mit Makros und alle Geräte auflisten.

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   Testzugang einrichten

   Zwei, drei Leute testen die neue Lösung mit echten Dateien. Makros, Vorlagen und Kalender-Freigaben zuerst prüfen.

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   Mails umziehen

   Postfächer per IMAP übertragen, danach die MX-Einträge der Domain umstellen. Den alten Dienst noch einige Wochen parallel laufen lassen.

4. 4

   Dateien verschieben

   Ordner für Ordner, mit Rechten und Freigaben. Links in Dokumenten und Lesezeichen anpassen.

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   Kurz schulen und kündigen

   Eine kurze Einschulung für alle, eine Ansprechperson für Fragen. Microsoft 365 erst kündigen, wenn alles läuft und gesichert ist.

Für wen sich der Umstieg lohnt und für wen nicht

Gut geeignet ist der Wechsel für Betriebe, die vor allem Mail, Kalender, Dateiablage und normale Office-Dokumente brauchen. Schwierig wird es bei tief integrierten Microsoft-Lösungen wie SharePoint-Workflows, Power Automate oder Branchensoftware, die nur mit Excel oder Outlook zusammenarbeitet. Dort ist ein Mischbetrieb oft vernünftiger als ein kompletter Wechsel.

Wenn dir der Umstieg zu viel ist: Beschreib einmal, was ihr nutzt und wohin ihr wollt, und vergleiche Angebote von IT-Betrieben aus der Nähe. Ein guter Dienstleister sagt dir auch ehrlich, wo es sich nicht lohnt.

Häufige Fragen